Archiviare i documenti e tenerli al sicuro può diventare rapidamente una sfida. Perché nel tempo ci sono tonnellate di documenti, fatture e contratti che devono essere ordinati ed etichettati. Per non perdere le tracce, spieghiamo cosa dovresti sapere sull'argomento.
Per archiviare correttamente i documenti servono pazienza e perseveranza, ma ne vale la pena, perché tutti sanno: "L'ordine è metà della battaglia". Se non vuoi più cercare invano documenti importanti nella pila di carta sulla tua scrivania, puoi semplificarti la vita con pochi passaggi.
Ma cosa significa effettivamente un documento? In linea di principio, i documenti contengono informazioni pertinenti o importanti. Questi non devono essere sempre in formato cartaceo; possono anche contenere informazioni digitali di qualsiasi tipo. Tuttavia, servono sempre come garanzia legale, in modo che la presente lettera possa dimostrare esattamente ciò che è stato pianificato o eseguito - ad esempio, documentano un pagamento o altre transazioni giuridicamente significative.
Periodi di conservazione dei documenti
A differenza delle società, dei commercianti o dei lavoratori autonomi, i privati di solito non sono soggetti ad alcun requisito legale di conservazione. L'unica eccezione sono le fatture del commerciante, che devono provare che non è stato svolto alcun lavoro illegale ( paragrafo 14b (1) UStG ). Tuttavia, è consigliabile archiviare altri documenti importanti per un certo periodo di tempo. Devono essere osservati almeno i seguenti periodi di conservazione:
- almeno due anni
Non esiste un periodo di conservazione regolamentato per contratti di vendita, ricevute, fatture e documenti di garanzia. Quando si acquistano nuovi beni, tuttavia, si conclude un contratto di acquisto in conformità con il codice civile tedesco, che è valido per due anni. Inoltre, dovresti conservare le fatture del commerciante, le fatture di medici, avvocati e notai per lo stesso periodo di tempo.
- almeno cinque anni
Reclami e reclami per vizi domestici.
- almeno sei anni
Coloro che hanno un reddito elevato con uno stipendio annuo superiore a 500.000 euro all'anno devono conservare i propri estratti conto per almeno sei anni.
- circa 30 anni
Sentenze dei tribunali, avvisi di sollecito e fascicoli di processo
- per tutta la vita
Alcuni documenti devono essere conservati per tutta la vita. Questi includono referti medici, certificati di formazione, diplomi, certificati di nascita, certificati di battesimo, certificati di matrimonio, certificati di morte per familiari e documenti per il calcolo delle pensioni. Quest'ultimo comprende anche contratti di lavoro, buste paga e documenti previdenziali.
- documenti fiscali privati
In generale, i documenti fiscali privati non devono essere conservati. Tuttavia, se una valutazione fiscale è contrassegnata come "provvisoria" o "soggetta a revisione", i documenti devono essere conservati fino a quando non sono stati completamente chiariti.
- Contratti di prestito e polizze assicurative
I contratti per i prodotti bancari dovrebbero essere disponibili per l'intera durata e per circa tre anni dopo la scadenza di tale termine. Lo stesso vale per i documenti assicurativi.
Progettare il sistema di archiviazione dei documenti
Un sistema di archiviazione ben strutturato è il modo migliore per mantenere i documenti al sicuro e lunghi. Il tipo di archiviazione che scegli dipende principalmente dalle tue preferenze. Per piccoli uffici e pochi documenti, è sufficiente un piccolo armadio che puoi semplicemente scorrere sotto la scrivania. Se non vuoi avere problemi di spazio in seguito, tuttavia, dovresti investire direttamente in un armadio spazioso che offre spazio sufficiente per file e cartelle. Per i documenti che non ti servono sempre, puoi acquistare diverse cartelle Din-A4, che etichetti di conseguenza e fornite di divisori. È inoltre possibile utilizzare il colore della cartella per rendere chiari i diversi contenuti. Ad esempio, tutte le cartelle di edifici domestici possono essere verdi e le cartelle finanziarie nere.Coloro che preferiscono cartelle uniformi dovrebbero attribuire importanza a un'etichettatura precisa in modo che i documenti richiesti siano rapidamente a portata di mano.
Per i documenti importanti che vengono utilizzati ripetutamente in ufficio, sono adatte cartelle sospese etichettate, che sono conservate in un armadietto appeso corrispondente. La dimensione, il colore e il design del mobile possono essere selezionati individualmente.
Ma il registro delle cassette, costituito da cassette di plastica in formato orizzontale DIN A4, è adatto anche per l'accesso diretto e rapido ai singoli file.
Se hai documenti in ufficio oa casa che ti servono più e più volte o che devono ancora essere elaborati, puoi semplicemente metterli su un vassoio della posta. Tuttavia, evita di raccogliere troppi documenti lì, altrimenti il disordine si ripresenterà rapidamente.
I file sospesi hanno il vantaggio che i documenti non devono essere perforati. I documenti vengono semplicemente posizionati liberamente nella cartella e possono anche essere rimossi rapidamente.
Cassetta portadocumenti ignifuga
Le cassette per documenti ignifughe sono ideali per proteggere documenti importanti come passaporti o certificati di nascita in caso di incendio o allagamento. Possono resistere alle alte temperature fino a 60 minuti e sono estremamente stabili e robusti, in modo che i ladri difficilmente avranno alcuna possibilità. Le dimensioni della maggior parte delle cassette corrispondono al formato DIN A4 e possono quindi memorizzare anche cartelle DIN A4 o interi registri. Hanno anche una maniglia e possono quindi essere facilmente trasportati.
Archiviazione digitale dei documenti
La quantità di documenti che si raccolgono nel corso della vita è spesso considerevole. Ma non di rado non c'è abbastanza spazio per archiviare tutti i documenti. Una soluzione qui è l'archiviazione digitale dei documenti Ci sono vari software di archiviazione per i documenti. Ciò richiede una ricerca precisa su quale software è adatto a te. Se si desidera principalmente salvare le e-mail, questo può essere un problema per alcuni software. Un buon programma di archiviazione non solo può gestire documenti cartacei scansionati o PDF, ma dovrebbe anche assegnare automaticamente le e-mail e i relativi allegati ai file elettronici corretti.
Se preferisci digitalizzare i tuoi documenti da solo senza software, avrai bisogno di un buon scanner e di spazio di archiviazione sufficiente sotto forma di un disco rigido esterno. C'è molto da dire sulla scansione dei documenti: se salvi i documenti in formato elettronico e in copia, puoi proteggerli da perdita o distruzione. Puoi anche risparmiare spazio in ufficio e potenzialmente denaro. E, ultimo ma non meno importante, migliori l'organizzazione del tuo ufficio: l'archiviazione elettronica crea ordine e chiarezza.
Si consiglia di creare un secondo disco rigido esterno per essere al sicuro in modo che nessun dato possa essere perso. I dischi rigidi con funzione mirror sono una soluzione abbastanza sicura per la memorizzazione di dati importanti. Il principio: ci sono due dischi rigidi in un alloggiamento. I due dischi rigidi comunicano tra loro e rispecchiano il loro contenuto, il doppio. Se una delle piastre è difettosa, c'è sempre la seconda.
Tuttavia, dopo 5-10 anni è consigliabile acquistare un nuovo disco rigido, poiché anche i supporti di memorizzazione digitali hanno una durata limitata. Se un disco rigido di un cosiddetto sistema raid mostra dei difetti, dovresti acquistarne due nuovi. Anche le interfacce e le connessioni tra il supporto di memorizzazione e il computer cambiano di volta in volta, un altro motivo per trasferire i dati su nuove unità esterne.
Dopo aver digitalizzato i documenti, è ovviamente importante anche creare un ordine sul disco rigido. Puoi semplicemente creare una struttura di cartelle adatta con il nome appropriato. Hai anche la possibilità di taggare i singoli file. Quando si tratta del tipo di file, è necessario utilizzare formati collaudati come JPEG.webp e PDF, che promettono anche una certa sicurezza per il futuro. È meglio evitare formati di file esotici.
Almeno le cartelle che contengono documenti sensibili dovrebbero essere crittografate. La funzione di crittografia standard del sistema operativo è generalmente sufficiente per questo. Assicurati di annotare la password e di salvarla in un posto che puoi ancora ricordare tra 10 anni: se la dimentichi, non c'è quasi nessuna possibilità di accedere ai dati crittografati. La crittografia è particolarmente essenziale se il tuo computer ha accesso a Internet, perché ora ci sono molti trojan in circolazione, soprattutto per i sistemi Windows, che possono spiare i dati di altri computer.
La digitalizzazione dei documenti richiede del tempo, ma consente di risparmiare molto spazio.
Archivia i documenti online nel cloud
L'archiviazione online può essere utilizzata anche per l'archiviazione dei dati. È facile ed economico, se non gratuito. Ci sono molti fornitori: Dropbox, Amazon o Google Drive sono alcuni dei grandi servizi. Ma anche chi si affida a comodi servizi cloud deve avere molta fiducia: in definitiva, dai i tuoi dati nelle mani di altre aziende. Sono sicuri solo quanto il rispettivo fornitore li rende. Potresti anche avere costi di gestione e nessun controllo sul futuro del fornitore di servizi. L'archiviazione nel cloud non è quindi la prima scelta per i dati sensibili.
Archivia documenti esternamente
La società berlinese Deba Bauarchiv GmbH offre un servizio specifico per i proprietari di immobili. Si è specializzata nell'archiviazione e nella gestione dei documenti di proprietari prevalentemente privati. "I clienti ci portano i loro file, li indicizziamo e li archiviamo con noi con speciali precauzioni di sicurezza", spiega l'amministratore delegato Ben Stoffregen. Se il cliente necessita di un documento o di una copia, può richiederlo a Deba, che lo invierà tramite posta o corriere. Perché i documenti si perdono continuamente durante lo spostamento. "Ciò è costato un sacco di soldi a un cliente attuale: per aggiungere un altro piano alla sua casa, ha dovuto spendere decine di migliaia di euro per nuove analisi statiche e altre".